Die elektronisch geführte Notariatsnebenakte
Die einen führen sie bereits, die anderen gehen gerade den langen Weg dorthin und wieder andere habe eine Mischform. Es geht um die elektronische Notarnebenakte…
Das NotAktVV hat uns bereits im Oktober 2020 die Vorgaben geliefert, die erforderlich sind, um die Notariatsnebenakte ausnahmslos elektronisch zu führen. Nun ja, ganz digital geht es auch nicht, wären da nicht die Papierdokumente, die vom Gesetzgeber die Schriftform vorgeben, oder die wir noch in Papierform dem nicht elektronisch geführten Grundbuchamt überreichen müssen. Außerdem gibt es viele Büros, die sich vor einer vollständig geführten Notariatsnebenakte scheuen. Doch wirklich Angst haben sollte niemand, denn auch wenn sich viele Notare noch für eine papiergebundene Nebenakte entscheiden, wird künftig mehr als die Hälfte von Korrespondenz und Urkunden in elektronischer Form genutzt, so dass es gut überlegt sein will, nicht doch auf eine vollständig elektronisch geführte Akte umzusteigen.
Grundsätzlich wird sich der gesamte Workflow hinsichtlich der elektronischen Aktenführung innerhalb des Büros ändern müssen, da verstärkt Personal im Bereich der einfachen Zuarbeit, wie z.B. scannen von Posteingängen und/oder Urkundenanlagen o.ä. benötigt wird, während sich die Sachbearbeitung auf das fachlich anspruchsvolle Kerngeschäft kümmern darf.
Bei der Ablage innerhalb der elektronischen Notariatsnebenakte ist aktuell kein konkretes Format vorgeschrieben, in dem die Dokumente elektronisch abzuspeichern sind. Generell gilt: Es soll ein gängiges Format sein; genannt wird immer wieder das PDF-Format, welches uns im XNP-Bereich ohnehin bereits begleitet. Weiterhin ist zu gewährleisten, dass sowohl die Akte, als auch Teilbereiche exportiert werden können. In einer gängigen Notariatssoftware ist dies unproblematisch lösbar, und die gewünschten Dokumentarten und/oder die gesamte Akte wird via Export im Explorer in ein Verzeichnis abgelegt. So hat der Revisor oder Kostenprüfer bei der Prüfung kein Problem entsprechende Prüfungen vorzunehmen.
Papier wird aktuell noch benötigt für:
- Kostenberechnungen gegenüber dem Schuldner gem. GNotKG, die unterzeichnet werden müssen
- Treuhandanweisungen, die in Urschrift zu unterzeichnen sind (Treuhandaufträge vom Notar)
- Anträge, die der Notar an Behörden und/oder Ämter übermittelt, die nicht elektronisch geführt werden
Eine Mischform ist nicht empfehlenswert, da dies zu Verwirrungen innerhalb des Büros führen kann. Besser ist es eine Akte in der aktuellen Art und Weise vollständig abzuarbeiten und besser neue Akten in rein elektronischer Form zu führen, sofern Ihre Software den Anforderungen stand hält.
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